📆Reunión
La reunión de Kickoff tiene como objetivo alinear a todos los involucrados en el proyecto, definir los objetivos, roles y responsabilidades, y establecer un plan inicial para el desarrollo.
Preparar la reunión
1. Reunión previa con el área comercial
Revisar el alcance del proyecto en detalle: objetivos, requisitos y características principales.
Identificar adicionales o funcionalidades específicas requeridas.
Aclarar expectativas del cliente y validar información clave.
2. Preparación del panel de desarrollo en Monday
Armar el panel con los puntos principales del proyecto:
Alcance definido.
Cronograma con fases principales y plazos estimados.
Crear el diagrama de Gantt para visualizar el plan del proyecto.
3. Organización en Drive
Crear una carpeta principal en Drive: "LOP + [Nombre del Cliente]".
Configurar subcarpetas internas específicas para:
Materiales solicitados al cliente.
Documentos del proyecto
Recursos de diseño, desarrollo y marketing.
4. Preparar herramientas para la reunión
Agenda: Temas a tratar para un correcto seguimiento de la reunión.
Panel: Tener el panel completo y listo para mostrar junto con el cronograma y diagrama de Gantt.
Carpetas de Drive: Compartir acceso con el cliente durante la reunión.
Manual de Comunicación: Mostrar nuestros canales, horarios y métodos de contacto para el proyecto.
Durante la reunión
1. Apertura y Objetivos de la Reunión
El PM comparte la agenda y comienza explicando los objetivos de la reunión.
Aclaración importante: esta no es una reunión de referencia de diseño, ya que ese tema se abordará en una reunión específica que se programará posteriormente.
2. Presentación de Equipos
Cada integrante de los equipos se presenta y da la bienvenida.
3. Definiciones del Proyecto
El PM presenta el proyecto, explicando de qué se trata, el tipo de desarrollo que se realizará y cuáles son los objetivos principales. El Alcance del mismo se va a conversar más adelante.
4. Roles y Responsabilidades
Identificar quién será el encargado del proyecto del lado del cliente, quien actuará como punto de contacto principal.
Explicar las responsabilidades de cada parte:
Del lado del cliente: garantizar que todas las solicitudes de LOP sean atendidas en tiempo y forma. Esto incluye responder preguntas, entregar materiales y dar definiciones dentro de los plazos establecidos en el cronograma.
Del lado de LOP: coordinar el desarrollo y supervisar que el proyecto avance según lo planificado.
Advertencias clave:
Cualquier demora en las respuestas o definiciones estipuladas por parte del cliente afectará el cronograma del proyecto.
Si se producen desvíos por falta de atención o seguimiento por parte del cliente, estos impactarán en los plazos y podrían generar ajustes en el cronograma.
Es fundamental que el cliente dé prioridad al proyecto y haga un seguimiento continuo para garantizar el cumplimiento de los tiempos.
Recolección de correo:
Solicitar el correo del encargado del proyecto del cliente para compartir acceso a las carpetas.
Si hay más integrantes que requieran acceso, el cliente deberá enviar un correo con sus direcciones para gestionarlo.
5. Alcance del Proyecto
Explicar con claridad el alcance definido, detallando qué incluye y qué no incluye.
Aclarar que cualquier elemento fuera del alcance será considerado como adicional y se trabajará después del lanzamiento, dentro del servicio evolutivo.
Justificación:
"El proyecto está estructurado según el acuerdo firmado. Cualquier cambio o desarrollo no planificado puede comprometer los plazos del proyecto."
Recalcar que estas solicitudes adicionales se tratarán en la etapa evolutiva, una vez que el proyecto esté lanzado.
6. Lineamientos y Cronograma
Presentar y explicar el cronograma de implementación, enfatizando:
Los plazos en los que el cliente debe intervenir.
La importancia de respetar esos tiempos para evitar retrasos.
Los tiempos de LOP están probados y no se modificarán; por lo tanto, los del cliente deben ser respetados para garantizar el éxito del proyecto.
Presentar el panel del proyecto y el diagrama de Gantt.
Reiterar: si el cliente no cumple con los tiempos asignados o hay falta de atención al cronograma, el proyecto sufrirá desvíos.
7. Comunicación
Mostrar y explicar el Manual de Comunicación de LOP.
Solo se atenderán solicitudes, confirmaciones y preguntas a través del correo oficial. Información enviada por otros medios no será válida ni incorporada al proyecto, garantizando claridad y trazabilidad.
8. Preguntas y Respuestas
Abrir un espacio para resolver dudas.
Responder con claridad y firmeza.
Si algún tema no quedó claro, reforzarlo antes de finalizar.
9. Próximos Pasos
Enviar un correo posterior con los enlaces de acceso a las carpetas y documentos compartidos.
Coordinar la reunión de referencia de diseño.
Definir las fechas para las reuniones de seguimiento y puntos de control.
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