📆Reuniones estados de proyectos
Las reuniones de control garantizan el avance del proyecto: con el cliente para feedback e internas para coordinación.
Es importante destacar que estas reuniones se centran exclusivamente en la revisión del estado del proyecto. No se abordan temas relacionados con adicionales o cambios no contemplados en el alcance inicial. Si el cliente desea discutir la incorporación de nuevos elementos o modificaciones fuera del alcance definido, se coordinará una reunión específica para tratar esos temas de manera puntual y separada de esta etapa del proyecto. En estas reuniones se convoca comercial para cotizar el adicional que no está contemplado en el proyecto.
1. Reuniones con el Cliente
Objetivo: Alinear expectativas, presentar necesidades, avances y recibir feedback. Frecuencia: Semanal, quincenal o según lo establecido con el cliente, asegurando que el proyecto esté en buen estado y no entre en riesgo.
Preparación previa:
Revisar el estado del cronograma y los entregables completados.
Tener un reporte claro de pendientes, avances y próximos pasos.
Preparar Gantt.
Durante la reunión:
Apertura: Presentar los objetivos de la reunión.
Identificación de riesgos: Discutir la no entrega de materiales o confirmaciones por parte del cliente, los ajustes necesarios o tiempos incumplidos del proyecto.
Avances: Mostrar entregables, hitos cumplidos y próximos pasos.
Feedback del cliente: Escuchar observaciones y ajustar según corresponda.
Cierre: Tomar minuta y hacer un resumen de la reunión con los próximos pasos.
Post-reunión:
Enviar un minuta y el estado del proyecto.
Actualizar cronograma y asignar tareas en Monday.
2. Reuniones Internas
Objetivo: Coordinar con el Líder PM para revisar el estado del proyecto, identificar riesgos y tomar decisiones para asegurar el cumplimiento de objetivos.
Frecuencia: Semanal o según las necesidades del proyecto.
Preparación Previa
Revisión del Proyecto:
Analizar el estado de cada tarea y entregable.
Identificar problemas que requieran resolución.
Actualizar el cronograma y verificar avances en el Gantt.
Análisis de Riesgos: Evaluar y clasificar los riesgos del proyecto en:
Riesgo del Plan: ¿Existen probabilidades de no cumplir con las fechas comprometidas?
Riesgo del Alcance: ¿Es posible que el alcance del proyecto cambie?
Riesgo de Satisfacción: ¿Existe la posibilidad de que el cliente no esté satisfecho con los avances?
Riesgo General: ¿Hay riesgo de suspensión o cancelación del proyecto? ¿Cuál es la "temperatura" general del proyecto?
Estructuración del Reporte:
Últimos logros: Resaltar hitos alcanzados.
Estado actual: Explicar el estado del proyecto y detallar riesgos identificados.
Siguientes pasos: Especificar acciones necesarias para avanzar.
Durante la Reunión
Apertura:
Presentar una revisión rápida de la agenda y objetivos de la reunión.
Revisión del Estado del Proyecto:
El Líder PM presenta el estado actual del proyecto, incluyendo análisis de riesgos y logros recientes.
Resolución de Problemas:
Identificar bloqueos, riesgos de tiempo o alcance, y proponer soluciones concretas.
Cierre:
Definir y priorizar accionables.
Asignar tareas y responsabilidades en Monday.
Post-reunión
Seguimiento de Accionables:
Registrar y asignar todas las decisiones y tareas tomadas durante la reunión.
Ejecutar accionables.
Actualizar el panel del proyecto en Monday y el cronograma en el Gantt.
Asignación de Responsables:
Asegurar que todas las tareas estén claramente asignadas en Monday a cada responsable, con fechas definidas.
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