Agenda Reunión Inicial
Es una reunión que da el inicio del proyecto de Evolutivo. Previo la reunión se le comparte el Objetivo de la reunión y la Agenda.
Objetivo
El propósito principal de la reunión de kickoff es establecer una comprensión clara del proyecto, definir expectativas, alinear a todas las partes involucradas y garantizar que todos los miembros del equipo tengan un entendimiento uniforme sobre los objetivos y requisitos del proyecto.
Duración Prevista: 45 minutos
Agenda para la Reunión de Kickoff:
Bienvenida y Presentaciones: Breve introducción de todos los participantes. Designación del moderador y tomador de minutas para la reunión.
Definición del Proyecto: Presentación del proyecto. Objetivos y metas específicas. Beneficios esperados y justificación del proyecto.
Roles y Responsabilidades: Identificación de todas las partes del equipo. Descripción de roles y responsabilidades individuales. Identificar quién es nuestro punto de contacto del cliente en el proyecto.
Alcance del Proyecto: Detalles sobre lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto. Identificación de posibles riesgos. (si no entregan el material solicitado en los tiempos solicitados, el proyecto puede sufrir riesgos de no cumplir los tiempos acordados).
Lineamientos y Cronograma: Presentación de las principales etapas y procesos. Fechas tentativas y plazos para cada etapa. Herramientas y software que se utilizarán durante el proyecto. Se presentará el panel correspondiente en Monday. Definir y agendar las reuniones de seguimiento en Google Calendar.
Comunicación y Protocolos: Frecuencia de las reuniones y puntos de control. Herramientas de comunicación que se utilizarán Email, Slack, Monday. Protocolos de actualización y escalado de problemas.
Recursos y Contrato: Horas contratadas
Preguntas y Respuestas: Sesión abierta para resolver dudas y aclaraciones.
Próximos Pasos: Acciones inmediatas a seguir después de la reunión. (Mandar un mail con la minuta y los materiales solicitados) Confirmación de la fecha para la siguiente reunión o punto de control. (esto es a definir)
Cierre: Agradecimientos y palabras finales.
Recomendaciones Generales: Asegúrese de que todos los participantes tengan una copia de la agenda antes de la reunión. Facilite un ambiente de apertura y colaboración, donde todos se sientan cómodos compartiendo ideas y preocupaciones. Sea puntual. Comience y termine la reunión según lo programado. Después de la reunión, distribuya las actas o notas tomadas durante la misma, incluyendo los puntos acordados y las tareas asignadas.
Con la correcta ejecución y seguimiento de esta reunión de kickoff, se establecerá una base sólida para el éxito del proyecto.
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